Cost Savings In Microsoft 365

Olá, John!

Espero que esteja bem. 

Obrigado por compartilhar seu processo. Ele é bastante útil para organizações que desejam iniciar uma revisão de licenciamento utilizando apenas recursos nativos do Microsoft 365.

Como evolução dessa abordagem, eu sugeriria complementar a análise de utilização dos aplicativos com indicadores de identidade do Microsoft Entra, como último login, status da conta, atividade recente dos usuários e outros sinais de governança de identidade. Isso ajuda a diferenciar usuários efetivamente inativos daqueles que apenas utilizam um subconjunto dos serviços contratados.

Outro ponto é que a consolidação manual em planilhas funciona bem em ambientes menores, mas pode se tornar trabalhosa à medida que o número de usuários cresce. Em muitos cenários, é possível automatizar parte dessa análise utilizando Microsoft Graph, PowerShell, Power BI ou outros recursos nativos da plataforma Microsoft.

Após a definição dos perfis de uso e das necessidades de cada área, uma estratégia interessante é utilizar grupos dinâmicos do Microsoft Entra para automatizar a atribuição de licenças com base em atributos corporativos, como departamento, cargo, localização ou unidade de negócios. Dessa forma, a análise periódica continua sendo importante para revisar a estratégia de licenciamento, mas a operação diária de atribuição e manutenção das licenças passa a ser mais padronizada, escalável e menos dependente de atividades manuais.

Além disso, organizações que adquirem suas licenças por meio do programa Microsoft CSP (Cloud Solution Provider) podem se beneficiar significativamente do envolvimento do parceiro de licenciamento nesse processo. Em muitos casos, o parceiro possui visibilidade sobre consumo, modelos de contratação, compromissos anuais, oportunidades de otimização, alterações de SKU e boas práticas de governança, contribuindo para uma tomada de decisão mais assertiva e alinhada às necessidades do negócio.

Por fim, eu recomendaria que decisões de downgrade ou remoção de licenças considerassem não apenas o histórico de uso dos aplicativos, mas também os requisitos de segurança, conformidade, governança e o perfil funcional de cada usuário. Em muitos casos, o valor de uma licença está relacionado não apenas ao consumo dos aplicativos, mas também aos controles administrativos e recursos de proteção que ela disponibiliza.

De qualquer forma, trata-se de um excelente ponto de partida para identificar oportunidades de otimização de custos utilizando recursos nativos do ecossistema Microsoft 365.

Parabéns e sucesso para TODOS nós!

Leandro Mascarenhas 

Gerente comercial e especialista em licenciamento Microsoft na ProdutivIT