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pkccgary
Copper Contributor
Mar 28, 2024

How do I use if and formula on a large amount of data without inputting every cell in the range?

I am in charge of my companies payroll in a foreign country and my accounting software doesn't integrate the tax tables. The tax table is huge and there is a range that dictates how much in taxes should be shown in the pay sheet as what the employee pays. Based on what the employee makes per week, they have to pay taxes on the income. because of the sheer size of the data I can't use the If And formulas because it would take forever and be unmanageable. is there a shortcut that would sort an immense amount of data. 

 

This is an example of the Earnings statement. Based on the Regular Pay the employee has to pay a certain amount of Income Taxes

 

Company  Earnings Statement   
Employee NameSocial SecurityPay PeriodPay Date   
       
Regular Pay  $                 Social Security  $                       
    Income Tax   $                       

 

this is the Tax table. As you can see, if the employee earns between a certain amount, they must have a certain amount withheld. Hod do I sort such a win range of earnings to show and subtract the correct amount of Income Tax? The Tax Table is actually much larger than what is shown, but I think you get the pictur

Earning isBetweenWithhold
 $500.01 $500.11 $4.82
 $500.21 $500.31 $4.87
 $500.41 $500.51 $4.92
 $500.61 $500.71 $4.97
 $500.81 $500.91 $5.02
 $501.01 $501.11 $5.07
 $501.21 $501.31 $5.12
 $501.41 $501.51 $5.17
 $501.61 $501.71 $5.22
 $501.81 $501.91 $5.27
 $502.01 $502.11 $5.32
 $502.21 $502.31 $5.37
 $502.41 $502.51 $5.42
 $502.61 $502.71 $5.47
 $502.81 $502.91 $5.52
 $503.01 $503.11 $5.57
 $503.21 $503.31 $5.62
 $503.41 $503.51 $5.67
 $503.61 $503.71 $5.72
 $503.81 $503.91 $5.77
 $504.01 $504.11 $5.82
 $504.21 $504.31 $5.87
 $504.41 $504.51 $5.92
 $504.61 $504.71 $5.97
 $504.81 $504.91 $6.02
 $505.01 $505.11 $6.07
 $505.21 $505.31 $6.12
 $505.41 $505.51 $6.17
 $505.61 $505.71 $6.22
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 $506.81 $506.91 $6.52
 $507.01 $507.11 $6.57
 $507.21 $507.31 $6.62
 $507.41 $507.51 $6.67
 $507.61 $507.71 $6.72
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 $559.04 $559.14 $43.62
 $559.24 $559.34 $43.67
 $559.44 $559.54 $43.72
 $559.64 $559.74 $43.77
 $559.84 $559.94 $43.82
 $560.04 $560.14 $43.87
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 $561.64 $561.74 $44.27
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    NikolinoDE
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    pkccgary 

    To handle such a large dataset efficiently in Excel without manually inputting every cell, you can use a lookup function like VLOOKUP or INDEX/MATCH combined with nested IF statements. Here's how you can do it:

    1. Sort the Tax Table: First, make sure your tax table is sorted in ascending order by the "Between" column.
    2. Use VLOOKUP with Approximate Match: Since your earning falls within a range, you'll want to use VLOOKUP with approximate match. Here's how you can set it up:

    =VLOOKUP(A2, Tax_Table!$A$2:$C$1000, 3, TRUE)

      • Replace A2 with the cell containing the earning amount.
      • Tax_Table!$A$2:$C$1000 should be replaced with the range of your tax table.
      • 3 indicates the column from which to retrieve the withholding amount.
      • TRUE specifies approximate match.
    1. Nested IF Statement with VLOOKUP: To integrate this into your payroll sheet, you can use a nested IF statement:

    =IF(A2="","",VLOOKUP(A2,Tax_Table!$A$2:$C$1000,3,TRUE))

      • This formula assumes that the earning amount is in cell A2. Adjust it according to your actual cell reference.
    1. Handle Edge Cases: Since VLOOKUP with approximate match might not handle all edge cases perfectly, you might need to adjust your tax table or add additional conditions to your formula to cover all scenarios.
    2. Drag Down the Formula: Once you have the formula set up for one cell, you can drag it down to apply to the entire column.

    By using VLOOKUP or INDEX/MATCH with nested IF statements, you can efficiently calculate the income tax for a large dataset without manually inputting every cell in the range. The text and steps were edited with the help of AI.

     

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