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Could you detail how Copilot uses or doesn't use local library metadata columns, custom columns as well as managed metadata? It is confusing at the moment...
在 Microsoft 365 中，Copilot 可以協助管理和使用元數據來提高文檔管理和內容查找的效率。以下是 Copilot 如何使用或不使用本地庫元數據列、自定義列以及託管元數據的詳細說明：
本地元數據列 （Local Library Metadata Columns）
使用：本地庫元數據列是專門為特定文檔庫創建的列，用於描述和分類文檔。例如，可以創建“文檔類型”、“部門”等列來標記文檔。Copilot 可以幫助你自動填寫這些列，根據文檔內容建議元數據標籤。
不使用：如果這些列設置得不正確或冗餘，可能會導致數據混亂，並且難以跨站點共享和管理。
自定義列 （Custom Columns）
使用：自定義列可以根據具體需求添加到列表或文檔庫中。這些列可以是文本、數字、日期等多種類型。Copilot 可以協助你創建、編輯和管理這些列，並根據需要自動填充數據。
不使用：不當使用過多自定義列可能會讓管理變得複雜。過多的自定義列也會影響文檔庫的性能。
託管元數據 （Managed Metadata）
使用：託管元數據是一種更強大的元數據管理方式，允許你使用詞彙庫 （Term Store） 來管理和標記文檔。這些元數據是跨網站集和文檔庫共享的。Copilot 可以幫助你利用託管元數據來一致地分類和檢索文檔。
不使用：如果託管元數據配置不當或未充分利用，可能會導致元數據的無效應用，從而降低搜索和管理效率。
結合使用
最佳實踐：結合使用本地庫元數據列、自定義列和託管元數據可以達到最佳效果。Copilot 可以協助你根據文檔內容和組織需求設計最佳的元數據結構，並幫助你自動應用和管理這些元數據。
具體操作
創建與編輯元數據：Copilot 可以指導你如何創建和編輯元數據列，幫助你設置合適的欄位屬性，確保數據的一致性和準確性。
自動填充和建議：通過 AI 技術，Copilot 可以根據文檔內容自動填充元數據列，或提供相關建議，幫助你快速完成元數據標記。
優化搜索：使用託管元數據和自定義列，Copilot 可以幫助你優化文檔搜索功能，提高查找效率。
總之，Copilot 可以通過自動化和智能建議來簡化元數據管理流程，提升文檔管理和查找的效率。
僅供參考🥰
This is absolutely great advise. In the end of the day, when you feed Copilot garbage, you get garbage back. We're going through a lot of progress internally to organize the data first and it's an exercise that isn't just about technical implementation but 90% of it is about proper data governance.