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Guest blog post by: Chisa Minoda

 

今回翻訳させていただいたのは、Maarten Eekels 氏のまとめによるIgnite Live Blog – BRK2188 – Intelligent meetings in Microsoft Teams です。 
 
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Microsoft Teams を利用したミーティングは以前から可能でしたが、ここ数か月で格段に 「インテリジェント」 の要素が取り入れられてきた印象があります。

このセッションでは、Microsoft Teams Meetings Business のオーナーである Heidi Gloudemans 氏、そしてTeams Meetings Experiences のプリンシパル グループ プログラム マネージャーである Amey Parandekar 氏が登壇し、インテリジェントな会議に関連する興味深い機能を披露してくれました。

セッションにおいて両氏は 「会議」 のライフサイクルを分析し、Microsoft Teams がより生産的なコラボレーションとインテリジェントなコミュニケーションにどのように貢献するかについての説明を展開しました。壇上にはデモ機として、少なくとも 6 台のデバイスがありました – でも、きっと問題なく動いてくれますよね? (笑)

また、Microsoft の両氏に加え、ユーザー企業として Air New Zealand のプロダクト マネージャー・Office 365 エバンジェリストの Tom Wallis 氏が登壇し、同社が Microsoft Teams の導入・利活用をどのように進めてきたかを解説しました。

 

今回のブログでは、このセッションの内容をまとめることで、参加者が何を学び、話し合ったかを読者の皆さんにお伝えしたいと思います。

 

 

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著者と登壇者で記念撮影

 

【会議の 「いま」】

まずは、Microsoft がコミッションしたレポートの内容に基づいたデータが示され、現代のオフィス ワーカーたちが直面している課題について同社が学んだことが、以下のようなデータで示されました。

 

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“Make meetings better”


Microsoft Teams への 「インテリジェントなコミュニケーション」 の導入により、この課題の大半がクリアされることになります。Microsoft Teams は、会議の参加者に、「つながり」「インサイト」「プロアクティブ」 を中軸に据えたエクスペリエンスを提供することを目標としています。

ここで取り上げられたトピックとしては、以下のようなものがありました。
・直面している問題を解決するのに最適な同僚を発見する
・会議に関連するコンテンツを一箇所にまとめておく
・決定事項やアクション プランを一箇所にまとめておき、後からチームに参加するメンバーがすぐに現状の把握が可能になるようにしておく
・チャットや会議の内容に応じて、ファイルの共有や会議のスケジュール設定を促す

「みんなのための会議 (Meetings for everyone)」 をユーザーに提供するため、Microsoft Teams が中軸としている 3 理念は以下のとおりです。

  • どこからでも会議に参加できる: 1 対 1 の会話でも、複数人数での会議でも、どこにいても同じように利用できる
  • インテリジェントな機能が利用できる: 状況に応じたコラボレーション、簡単に実行できる共有、そして AI が、会議前・会議中・会議後のすべての段階で利用できる
  • 安心して使用できる: 普段と違う通信網でも、世界中の同僚との会議でも、作動するかどうかの心配なく利用することができる

 

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みんなのための会議

 

では、この 3 理念は、どのように Teams に活かされているのでしょうか?

 

どこからでも会議に参加できる

「どこからでも会議」 の好例としては、Web ベースの会議参加方法が挙げられます。WebRTC を利用して、クライアントをインストールせずに会議に参加することが可能になります (Chrome と Edge に対応)。

 

また、スクリーンや PowerPointスライドの共有やライブカメラ フィードの利用が可能になるなど、Microsoft Teams のモバイル エクスペリエンスも向上しています。グループでも個人でも利用できるデバイスもあり、ルーム システムやルーム フォン、個人用デバイスにいたるまで、種類も着々と増えています。

これに加え、9 月から 10 月には、Polycom・Pexip・Bluejeans のデバイスでクラウド ビデオが利用可能となります。そして、Surface Hub で Teams 会議が利用可能になります (ただし、Surface Hub でWindows Update を実行する必要があります)。

 

インテリジェントな機能が利用できる
ミーティング ライフサイクルを取り入れることで、会議の開催前・開催中・開催後を通じてインテリジェントな機能を活用することが可能になります。

会議前: 参加者とチャットをする、ドキュメントやプレゼン資料を共同編集する
会議中: 会議前のチャットやドキュメントをすぐに参照できる
会議後: 議事録やアクション アイテムの再確認・共有

ちょうど一般公開が発表されたばかりの会議録画機能には、自動的に記録されるトランスクリプトからキーワードを検索し、そのキーワードの箇所まですぐに移動できる機能が実装されています。また、参加者だけに意識が集中するよう、会議参加者の背景にボカシを入れる機能も公開されました。

中でも登壇した両氏が何度も繰り返しており、個人的にとても魅力を感じたのが、ライブ イベント機能の追加でした。イベントをスケジュール設定・プロデュース・開催できるというもので、オンライン上で 1 万人までの聴衆を対象に実施することが可能になるとのことです。管理機能つき Q & A セッション、外部ユーザーに対するストリーミングにも対応しています。

 

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Microsoft Teams で開催できるリアルタイム イベント


安心して利用できる

統計によると、20% もの会議出席者は、モバイル デバイスを経由して参加しているとのことです。 Teams モバイル アプリは、「ビデオ接続を中止するかどうか/通常の電話回線を通じてかけ直すかどうかを確認するメッセージを表示」 等の機能で、接続状況の悪い環境にいるユーザーのよりスムーズな参加を可能にしてくれています。

もちろん、ネットワークの速度と質も重要です。数千のロケーションで利用できる Microsoft の Azure Edge サービスは、参加者の場所から Microsoft ネットワークまでを最短でつなぐことを可能にします。トラフィックは Microsoft Azure ネットワークを経由し、エクスペリエンスの向上を保証してくれます。

【デモ】

6 台ものラップトップとモバイル デバイスを使いながら、Gloudemans 氏と Parandekar 氏は Teams で利用可能になる機能を披露してくれました。

・PowerPoint とデスクトップの両方で、制御の要求・制御の実行が可能になる

・音声とコンテンツをそれぞれ別のデバイスから利用することが可能になる (Companion Join 機能)

 

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Companion join in the mobile app

 

【事例: Air New Zealand

次に、Air New Zealand から参加した Wallis 氏による Teams の導入ストーリーが紹介されました。

Air New Zealand は、導入を促進するためにデータを使用しています。同社では、利用率に応じてユーザーをベーシック ユーザー、アドプテッド ユーザー、チャンピオン ユーザーの 3 カテゴリーに分類しました。その結果、Teams と Teams 会議ロールアウトの対象となる 14,000 名のユーザーを、200 名のチャンピオン ユーザーがサポートし、利活用の促進に取り組むことになったそうです。非常に興味深い導入事例でした。もっと知りたい場合は、是非連絡してほしいとのことです。

 

【ロードマップ】

そしてセッションは、将来利用可能になる機能のスニーク プレビューで幕を閉じました。

  • Outlook Mac・OWA・Teams Mobile & Outlook Mobile から Teams 会議のスケジュール設定を実行
  • Chrome を利用したデスクトップ シェアとビデオ機能
  • Microsoft Whiteboard との統合
  • モバイル – ドライブ モード
  • 近くにいるかどうかに基づいた会議参加
  • 「司会者」「参加者」 などのロールを導入した、より枠組みのはっきりした会議設定
  • PowerPoint 共有コンテンツの録画
  • Per meeting options
  • VDI – 通話と会議で仮想デスクトップが利用可能に
  • オンプレミスの Skype for Business 利用ユーザー用 Teams 会議

【おわりに】

Microsoft Teams 会議のことが知りたい方には必聴のセッションでした。セッション後も時間を取って質問に答えてくださったGloudemans 氏と Parandekar 氏に感謝します。